FAQ | Publiato

Wie kan een arbeidsongevalsaangifte ingeven in Publiato?

De werkgevers die zijn onderworpen aan de wet van 03.07.1967 betreffende de preventie van of de schadevergoeding voor arbeidsongevallen, voor ongevallen op de weg naar en van het werk en voor beroepsziekten in de overheidssector mogen zelf de gegevens uit de ongevalsaangifte ingeven in Publiato of een socialeprestatieverlener (eventueel de verzekeringsonderneming van de werkgever) of een erkend sociaal secretariaat het mandaat geven om dat te doen.
Als Medex de bevoegde medische dienst is voor de arbeidsongevallen, mag de werkgever of zijn mandataris nooit de begin- en einddata van de periodes van tijdelijke ongeschiktheid ingeven in Publiato. Ze moeten die periodes rechtstreeks aan Medex melden. Medex zal ze op zijn beurt aan Fedris doorgeven.

Hoe een prestatieverlener mandateren?

Voor elk mandaat is een papieren volmacht nodig met de gegevens van het mandaat en de handtekeningen van de werkgever en de mandataris. Elk mandaat moet worden geregistreerd via de onlinedienst Mahis.

Mag een werkgever de gegevens in Publiato nog aanvullen of aanpassen als hij een mandataris heeft aangesteld?

Ja, werkgevers die een mandataris hebben aangesteld worden niet geblokkeerd door Publiato. Ze kunnen bijgevolg altijd gegevens ingeven of aanpassen.

Welke ongevalsgegevens moeten er worden ingegeven in Publiato?

  • de gegevens uit de arbeidsongevalsaangifte (binnen de 2 dagen na ontvangst van de aangifte);
  • de juridische beslissing over de ontvankelijkheid (binnen de 30 dagen na ontvangst van de aangifte);
  • de begin- en einddata van de periodes van tijdelijke ongeschiktheid. Opgelet: als Medex de bevoegde medische dienst is voor de arbeidsongevallen, moeten die periodes aan Medex worden meegedeeld en niet via Publiato!
  • de gegevens over de regeling van het ongeval (op het moment van de beslissing);
  • in voorkomend geval, het overlijden van het slachtoffer (op hetzelfde moment als het ongeval, behalve wanneer het slachtoffer later overlijdt);
  • de tijdelijke afsluiting en heropening van dossiers.

Wat met het ingeven van de ongevalsgegevens in geval van aansluiting bij Medex?

Werkgevers die bij Medex zijn aangesloten kunnen zelf de gegevens in Publiato ingeven of daarvoor een socialedienstverlener (eventueel de verzekeringsonderneming van de werkgever) of een erkend sociaal secretariaat mandateren. Werkgevers die zijn aangesloten bij Medex of hun mandatarissen mogen echter nooit de begin- en einddata van de periodes van tijdelijke ongeschiktheid ingeven via Publiato. Ze moeten die periodes rechtstreeks aan Medex meedelen. Medex zal die op zijn beurt aan Fedris doorgeven.

Hoe kan de arbeidsongevalsaangifte worden doorgestuurd?

U kunt het arbeidsongeval elektronisch aangeven via:

 1. webmodus

 De gebruiker moet daarvoor toegang hebben tot het portaal van de sociale zekerheid, hetzij met een gebruikersnaam en wachtwoord, hetzij met zijn e-ID.

 2. batchmodus

 a) SFTP-protocol

 Voor die modus moet de gebruiker een authentificatiecertificaat aanvragen. De verbinding kan over het internet worden gemaakt.

 b) FTP-protocol

 Voor die modus moet de gebruiker toegang hebben tot het extranet van de sociale zekerheid (via VPN bijvoorbeeld).

 !Het FTP-protocol is niet compatibel met een internetverbinding!

Wie geeft het arbeidsongeval aan van een werknemer van een onderwijsinstelling die wordt gesubsidieerd door de Vlaamse Gemeenschap?

Volg daarvoor de richtlijnen van de Vlaamse Gemeenschap.

Wat gebeurt er als het KBO-nummer verandert?

Op het vlak van de webservice:

  1.  Tijdens de toegang wordt er gecontroleerd op basis van de historiek van het KBO-nummer. In geval van een nieuw KBO-nummer, beschikt de gebruiker over alle rechten die hij nodig heeft voor de raadpleging, maar die is alleen mogelijk op basis  van het ongevalsnummer. Het is immers niet mogelijk om op te zoeken op de ongevalsdatum of het INSZ bij gebrek aan controle van de historiek van het KBO-nummer.
  2.  Als de gebruiker een overlijden of ontvankelijkheid wil aangeven, gebruikt de applicatie automatisch het KBO-nummer dat overeenstemt met de oude aangifte. Dat zal bijgevolg geen probleem opleveren.

Wat de batchdienst betreft:

De controle waarmee wordt bepaald of een onderneming actief is of niet is gebaseerd op de ongevalsdatum. 

De gebruiker moet dus het KBO-nummer vermelden van de werkgever die actief was op het moment van het ongeval. 

Moet er een kopie van de papieren aangifte naar Medex worden gestuurd?

Neen. Noch model A noch model B moet nog naar Medex worden gestuurd. De aangifte in Publiato wordt elektronisch naar Medex gestuurd.

Als de arbeidsongevalsaangifte naar mijn verzekeraar wordt gestuurd, moet er dan een kopie worden gestuurd naar Medex?

Neen. Medex zal elektronisch op de hoogte worden gebracht via Publiato.

Er zijn twee situaties:

  1.  ofwel heeft uw instelling een mandaat gegeven aan haar verzekeraar om de aangiftes te encoderen in Publiato. In dat geval hoeft u niets te versturen. De verzekeraar doet het nodige in Publiato.
  2.  ofwel heeft uw instelling geen mandaat gegeven aan haar verzekeraar. In dat geval moet u zelf de aangifte encoderen in Publiato.

Moet de ontvankelijkheidsverklaring naar Medex worden gestuurd?

Neen. Medex zal elektronisch op de hoogte worden gebracht via Publiato.

Er zijn twee situaties:

  1.  ofwel heeft uw instelling een mandaat gegeven aan haar verzekeraar om de ontvankelijkheidsverklaring te encoderen in Publiato. In dat geval hoeft u niets te versturen. De verzekeraar doet het nodige in Publiato.
  2.  ofwel heeft uw instelling geen mandaat gegeven aan haar verzekeraar. In dat geval moet u zelf de ontvankelijkheidsaangifte encoderen in Publiato.

Hoe moet ik een weigeringsbeslissing meedelen via Publiato ?

In Publiato volstaat het om "geweigerd ongeval" aan te kruisen en de weigeringscode te vermelden. 

Het is dus niet langer nodig om naar Fedris de documenten te sturen die waren voorgeschreven in aanschrijving nr. 594, behalve voor ongevallen waarvoor de dienst Controle van Fedris er specifiek om vraagt.

Moeten de periodes van ongeschiktheid worden doorgegeven aan Medex?

Ja.

Kunnen de gegevens van de ongevalsaangifte uit Publiato worden geëxporteerd?

Zodra een instelling een ongeval heeft aangegeven, krijgt ze daarvan een pdf in haar e-Box.

De gegevens kunnen niet uit Publiato worden geëxporteerd. Uit de lijst met gevalideerde aangiftes kunt u wel een XML-file per aangifte exporteren. Daarvoor klikt u op het icoon XML in de kolom "Acties". 

Wat met de "gedetacheerden"?

Onder "gedetacheerden" verstaan we de werknemers die gemachtigd zijn om prestaties te verrichten bij een andere overheidsdienst dan die waartoe ze behoren. 

We onderscheiden 2 situaties:

  1. De oorspronkelijke werkgever, die de Dimona en de DmfA uitvoert, beheert ook de arbeidsongevallen. In dat geval geeft de werkgever het ongeval aan via Publiato.
  2. De werkgever bij wie de werknemer gedetacheerd is, en die niet de Dimona uitvoert, beheert de arbeidsongevallen. In dat geval kan het ongeval niet worden aangegeven via Publiato, maar moet er voorlopig een kopie van de papieren aangifte naar Medex en naar Fedris worden verstuurd.